Automatische Vertragsverlängerung in der Telefonie - Muss das sein?

Waren Telefonanlagen in der Vergangenheit teuer und aufwändig zu betreiben, bieten VoIP-Anbieter nun Telefonanlagen in der Cloud gleich mit an und bewerben ihre Lösung, dass diese viel einfacher und günstiger als "State of the Art" sei.

Hier lauert schon die erste Falle: Die Verträge sind nur auf den ersten Blick günstig, denn oft verbergern sich dahinter versteckte Kosten und - noch weit fataler - automatische Vertragsverlängerungen mit einer Bindung über mehrere Jahre. AGBs gehen teilweise sogar noch weiter und stützen Geschäftsmodelle, die aus dem Wegfall des variablen Entgelts - wenn z.B. die Telefonie bereits vor Ende der Vetragsbindung über einen anderen Anbieter abgewickelt und nur mehr die Grundgebühr bezahlt wird - Gebühren verlangen. So wird z.B. für die Restlaufzeit des Vertrages der höchste Wert aus der Vergangenheit monatlich in Rechnung gestellt. Details wie diese finden sich zum Teil nicht im abgeschlossenen Vertrag selbst, sondern versteckt in Anhängen zu den Verträgen.

Darum ist es wichtig, alle Vertragsbestandteile vor einer Vertragsbindung zu prüfen und genau durchzulesen. Verträge sollen jeder Zeit kündbar sein und nicht zu unerwünschten Kosten oder teuren Nachverrechnungen führen.

Bleibt die herkömmliche Telefonie überhaupt bestehen?

In diesem Zusammenhang stellt sich die berechtigte Frage, ob Telefonanlagen und Standgeräte überhaupt noch zeitgemäß sind. Der Stellenwert des Smartphones ist weiterhin im Steigen begriffen. Anbieter mobiler Kommunikation bieten auf den ersten Blick zufriedenstellende Lösen an und suggerieren, dass eine Telefonanlage nicht erforderlich ist. Die Komplexität der Telefonie wird auf ein Minimum reduziert und es wird vermittelt, dass mit dem Smartphone alle erforderlichen Bereiche abgedeckt werden können.

Mit dem im Frühjahr 2020 vollzogenen rasanten Umstieg auf Home Office ist in vielen Bereichen höhere Flexibilität und gute Erreichbarkeit wichtiger geworden. Videokonferenzen sind auf dem Vormarsch und ersetzen so auch Teilbereiche, die zuvor über Telefonate abgewickelt wurden.

Zwei Aspekte sind in dieser Fragestellung zu beachten: Telefongespräche stellen erstens eine wichtige Basis für das unternehmerische Handeln dar. Mitunter werden wichtige Entscheidungen telefonisch geklärt und sensible Bereiche besprochen. Ist es wirklich zielführend, neben teilnehmenden Personen, Häufigkeit von Gesprächen und Zeitpunkte der Telefonate auch noch die gesamten Inhalt der Gespräche aus der Hand zu geben? Wäre es nicht sinnvoller, die Telefonie über eigene hausinterne Anlagen abzuwickeln und die Kontrolle darüber zu haben, ob Gespräche mitgehört werden oder eben auch nicht?

Zweitens gibt es einiges zu beachten, werden MitarbeiterInnen mit mobilen Geräten ausgestattet. Regelungen zu Erreichbarkeit, privater Nutzung, Sorgsamkeit mit dem Gerät bzw. Umgang bei Defekten durch Unachtsamkeit, Schutz von Zugängen ins Firmennetzwerk bzw. von sensiblen Daten, am Smartphone installierter Apps etc. sind zu definieren. "Bring your own device" mag als Lösung interessant scheinen, wirft allerdings zahlreiche Fragen auf, u.a.: Was passiert mit geschäftlichen Daten (z.B. Kontakten), die auf privaten Geräten gespeichert sind? Wie kann sichergstellt werden, dass diese bei Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht auf dem Smartphone gespeichert bleiben?

Es gibt sie - die Alternativen, die kostengüstig und flexible sind. Mit denen Unabhängigkeit von einem Lieferanten garantiert ist und die die Privatsphäre der MitarbeiterInnen und die Souveränität des Unternehmens sicherstellt. SIP-Telefonie wird wichtiger denn je. Telefoniert wird über das Internet, während die Telefonanlage in Form von Software auf eigenen Servern betrieben wird. Damit können MitarbeiterInnen unter ihren Festnetz-Nummern erreicht werden, egal ob sie sich im Büro oder im Home Office befinden.